Algemene voorwaarden

Algemeen

1. Wie is wie?

Lees je 'wij', 'we' of 'onze', dan bedoelen wij Operaite. Onze naam, adres en registratienummers staan onderaan deze pagina.

Lees je 'jij', 'je' of 'jouw', dan bedoelen wij de opdrachtgever: het bedrijf dat de offerte tekent.

2. Wanneer gelden deze voorwaarden?

Ze gelden bij elke offerte en elke opdracht, en bij het werk dat daarna volgt, zoals onderhoud, uitbreidingen en advies.

Heb je zelf inkoopvoorwaarden, dan zijn die niet van toepassing, ook niet als daar staat dat ze voorgaan. Wil je toch dat de jouwe gelden, dan spreken wij dat vooraf schriftelijk af.

Wijkt iets in de offerte af van wat hier staat, dan wint de offerte.

De opdracht

3. Hoe komt een opdracht tot stand?

Een offerte is dertig dagen geldig en vrijblijvend zolang je niet hebt getekend. De prijzen zijn exclusief btw.

De opdracht komt tot stand zodra je de offerte ondertekent, of zodra je per mail akkoord geeft. Beginnen wij op jouw verzoek eerder, dan geldt dat ook als akkoord.

Staat er een kennelijke vergissing in de offerte, zoals een prijs die een nul mist, dan zijn wij daar niet aan gebonden. Wij melden het en sturen een verbeterde versie.

4. Wat kun je van ons verwachten?

Wij bouwen wat er in de offerte staat, met de zorg die je van een vakman mag verwachten. Wat er niet in staat, hoort er niet bij.

Wij mogen werk laten doen door mensen of leveranciers die wij inschakelen. Voor hun werk zijn wij aanspreekbaar alsof wij het zelf deden.

Een planning is een inschatting en geen fatale termijn, tenzij er in de offerte staat dat een datum hard is. Loopt het uit, dan zeggen wij dat op het moment dat wij het zien.

5. Wat verwachten wij van jou?

Een automatisering bouwen kan alleen met toegang tot de systemen waarin het werk zit. Wij hebben daarom van jou nodig:

• Toegang tot de systemen en accounts die in de opdracht staan, en de bevoegdheid om die toegang te geven.
• De informatie en de voorbeelden waar wij om vragen, en een antwoord binnen een redelijke termijn.
• Eén persoon bij jou die beslissingen mag nemen, of iemand die ze snel kan halen.

Blijft dat uit, dan schuift de planning mee. Staat het werk daardoor langer dan een maand stil, dan mogen wij de tot dan gemaakte uren factureren en de opdracht opnieuw inplannen.

Wat jij aanlevert, mag je aanleveren. Klopt dat niet, bijvoorbeeld omdat er data bij zit die je niet mag delen, dan is dat jouw verantwoordelijkheid.

6. Hoe leveren we op, en wanneer is het akkoord?

Bij oplevering laten wij het werkende systeem zien en leggen wij uit hoe het werkt. Daarna heb je veertien dagen om het te bekijken.

Meld je in die veertien dagen niets, dan geldt het werk als geaccepteerd. Meld je wel iets, dan herstellen wij kosteloos wat afwijkt van de afspraak. Wensen die er nieuw bij komen zijn geen gebrek maar meerwerk. Zie artikel 7.

Neem je het systeem in gebruik voordat de veertien dagen om zijn, dan geldt het vanaf dat moment als geaccepteerd.

7. Wat als er onderweg werk bij komt?

Vraag je iets dat buiten de offerte valt, dan zeggen wij vooraf wat het kost en wat het met de planning doet. Pas na jouw akkoord bouwen wij het. Zonder akkoord doen wij het niet, en sturen wij er dus ook geen rekening voor.

Kosten en betaling

8. Welke prijzen gelden er?

Alle bedragen zijn exclusief btw en exclusief de kosten van diensten van derden, zoals de rekening van een AI-leverancier of een hostingpartij. Staan die kosten in de offerte, dan zijn het schattingen op basis van het gebruik dat wij verwachten.

9. Hoe werkt de betaling?

Bij een project factureren wij de helft bij de start en de helft bij oplevering, tenzij er iets anders is afgesproken. Doorlopende diensten factureren wij per maand.

De betaaltermijn is veertien dagen.

10. Wat gebeurt er als je te laat betaalt?

Wij sturen eerst een herinnering met een termijn van veertien dagen erbij. Blijft het daarna liggen, dan zijn de wettelijke handelsrente en de incassokosten verschuldigd, en mogen wij het werk stilleggen tot er betaald is.

11. Kunnen wij de prijzen wijzigen?

Loopt een opdracht langer dan een jaar door, dan mogen wij de tarieven één keer per jaar aanpassen. Wij melden dat een maand van tevoren.

Ben je het er niet mee eens, dan mag je de doorlopende dienst per die datum opzeggen.

Wat AI wel en niet doet

12. Wat kun je van AI verwachten, en wat niet?

Wij bouwen met AI-modellen van leveranciers als Anthropic en OpenAI. Die modellen zijn geen rekenmachine: ze geven op dezelfde vraag niet altijd hetzelfde antwoord, en ze kunnen iets beweren dat niet klopt. Dat is de stand van de techniek.

Daarom bouwen wij systemen waarin een mens de deur opent bij alles wat naar buiten gaat of geld kost, tenzij wij samen vaststellen dat een stap veilig genoeg is om automatisch te laten lopen. Wat automatisch loopt en wat langs jou gaat, leggen wij bij oplevering vast.

Wij staan in voor het systeem dat wij bouwen: dat het doet wat wij hebben afgesproken. Wij staan niet in voor de inhoud van wat een model schrijft, en niet voor een beslissing die jij of je medewerker daarop baseert zonder te kijken.

Verandert een leverancier zijn model, zijn prijzen of zijn voorwaarden, dan melden wij wat dat voor jouw systeem betekent. Moet er iets worden aangepast, dan is dat meerwerk, tenzij het onder het onderhoud valt.

Aansprakelijkheid

13. Wat als iets niet doet wat we beloofden?

Werkt iets niet zoals afgesproken, dan lossen wij het op zonder rekening, zolang het gaat om een afwijking van wat in de offerte staat.

Komt het probleem ergens anders vandaan, dan rekenen wij het werk wel. Denk aan een wijziging die iemand anders in het systeem heeft gemaakt, een leverancier die zijn koppeling verandert, of gegevens die niet zijn wat wij hebben afgesproken. Wij zeggen dan eerst wat het is en wat het kost om het te repareren.

Klachten meld je binnen een jaar nadat je het gebrek hebt ontdekt of had kunnen ontdekken. Daarna vervalt het recht om er iets over te vorderen.

14. Voor welke schade kun je ons aansprakelijk stellen?

Gaat er iets mis door onze schuld en lijd je daardoor schade, dan vergoeden wij die tot het bedrag dat je in de zes maanden ervoor aan ons hebt betaald voor de opdracht waar het misging, met een maximum van vijfentwintigduizend euro. Keert een verzekering een hoger bedrag uit, dan geldt dat bedrag.

Schade die verder weg ligt vergoeden wij niet: gemiste omzet, gemiste besparing, verlies van goodwill en gevolgschade bij derden. Ook niet als wij wisten dat die schade mogelijk was.

Deze grenzen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze kant. Dan gelden de regels van de wet.

Zorg zelf voor een reservekopie van je gegevens die losstaat van het systeem dat wij bouwen. Verlies van gegevens dat je met een normale reservekopie had kunnen voorkomen, valt buiten deze regeling.

15. Overmacht: hoe gaan we daarmee om?

Kunnen wij niet leveren door iets dat buiten onze macht ligt, dan zijn wij niet in verzuim. Denk aan een storing bij een AI-leverancier of een hostingpartij, een internetstoring, een cyberaanval, ziekte van degene die het werk doet, of een overheidsmaatregel.

Duurt zo'n situatie langer dan twee maanden, dan mag ieder van ons de opdracht beëindigen. Wat er tot dat moment is gedaan, wordt afgerekend.

Einde van de samenwerking

16. Wanneer eindigt de samenwerking?

Een project eindigt bij oplevering en acceptatie. Je kunt een lopend project tussentijds stoppen. Je betaalt dan het werk dat af is plus de kosten die wij al hebben gemaakt, en verder niets.

Een doorlopende dienst, zoals onderhoud, loopt per maand door. Je zegt hem op met een maand opzegtermijn tegen het einde van een maand. Wij hanteren dezelfde termijn.

Zeg je op, dan leveren wij op jouw verzoek de instellingen, de code en de gegevens aan die bij jouw systeem horen, in een gangbaar bestandsformaat. Wij rekenen daar de uren voor die het kost, tenzij het binnen het onderhoud past.

Gegevens en eigendom

17. Van wie is het werk dat we opleveren?

Als alles betaald is, is wat wij voor jou hebben gebouwd van jou: de instellingen, de werkstromen, de teksten en de code die specifiek voor jouw bedrijf zijn gemaakt. Je mag het gebruiken, aanpassen en door iemand anders laten onderhouden.

Wat van ons blijft, zijn de bouwstenen die wij al hadden en die wij bij elke klant gebruiken: onze eigen sjablonen, hulpstukken en werkwijzen. Je krijgt daarop een gebruiksrecht dat niet afloopt en dat je niet los mag doorverkopen.

Wij mogen in het algemeen vertellen dat wij voor je werken en wat wij hebben gebouwd, tenzij je zegt dat je dat niet wilt. Cijfers en namen uit jouw bedrijf gebruiken wij alleen met jouw akkoord.

18. Hoe gaan we om met jouw gegevens?

Wat wij bij jou zien blijft binnen. Dat geldt voor je cijfers, je klanten en je werkwijze. Andersom geldt hetzelfde voor onze werkwijze en onze offertes.

Jouw data is en blijft van jou. Wij hebben die alleen zolang wij hem nodig hebben om het werk te doen.

Verwerken wij persoonsgegevens voor jou, dan zijn wij de verwerker en jij de verantwoordelijke. Daarvoor sluiten wij een verwerkersovereenkomst, waarin staat welke gegevens het zijn, wat wij ermee doen en welke leveranciers wij inschakelen. Die overeenkomst hoort bij de opdracht en gaat voor op dit artikel.

Hoe wij met gegevens omgaan buiten een opdracht staat in onze privacyverklaring.

Overig

19. Kunnen we deze voorwaarden wijzigen?

Wij mogen deze voorwaarden aanpassen. Op een opdracht die al loopt geldt de versie die je bij de offerte hebt gekregen, tenzij je met een nieuwe versie akkoord gaat.

Bij een doorlopende dienst melden wij een wijziging een maand van tevoren. Ben je het er niet mee eens, dan mag je die dienst per de ingangsdatum opzeggen.

Is één artikel ongeldig, dan blijven de andere gewoon gelden. Wij vervangen het ongeldige artikel dan door een afspraak die er zo dicht mogelijk bij komt.

20. Heb je een vraag of klacht?

Bel of mail ons. Bijna alles is in één gesprek opgelost.

21. Geschillen: hoe lossen we die op?

Op onze overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing.

Komen wij er samen niet uit, dan leggen wij het geschil voor aan de bevoegde rechter in Nederland.