Dit is het hele bedrijf, op één scherm
Vier afdelingen in één ruimte, met aan de bureaus collega's die elk één ding doen. In het midden zweeft het geheugen: alles wat het bedrijf weet. De lijnen daarnaartoe staan er niet voor de sier. Aan het eind van elke klus schrijft een collega terug wat hij geleerd heeft, en dat leest de volgende weer voor hij begint.
Bij onsWij begonnen met één collega en één taak. De rest is er in de maanden daarna bij gekomen, steeds als er weer iets bleef liggen.
De afdeling die nieuwe klanten zoekt
Vier collega's die het werk aan elkaar doorgeven. De eerste zoekt bedrijven die passen en gooit weg wat niet past. De tweede zoekt uit wie daar over de beslissing gaat. De derde schrijft de mail, met een haakje dat alleen voor dat ene bedrijf klopt. De vierde kijkt 's ochtends na of het klopt, en pas dan zie jij het.
Bij onsOm 03:47 stonden er twaalf bedrijven bekeken en drie bewaard. Wij lezen dat 's ochtends bij de koffie.
De afdeling die bijhoudt en bouwt
Deze afdeling zorgt dat het bedrijf niet stil blijft staan. Eén collega leest elke ochtend de markt door en houdt over wat er echt toe doet. Een tweede zoekt één onderwerp per dag helemaal uit. Een derde bouwt 's nachts wat er boven op de lijst ligt, en die lijst maakt hij niet zelf.
Bij onsElke werkdag ligt er om zeven uur een marktscan van vijf punten, en om acht uur één onderwerp dat helemaal is uitgezocht.
De afdeling die naar buiten praat
Hier schrijft een collega wat het bedrijf naar buiten brengt: pagina's, de nieuwsbrief, de berichten. Aan één onderwerp tegelijk, zodat er niet op drie plekken iets anders wordt beweerd. Een tweede collega meet wat ervan gelezen wordt en waar mensen afhaken, en dat bepaalt waar het volgende stuk over gaat.
Bij onsEen stuk gaat pas online als er een mens overheen gelezen heeft. Deze pagina ook.
De afdeling die het huishouden doet
Het werk waar niemand het over heeft en dat iedereen ophoudt. Elke avond gaat er iemand langs alles wat er die dag is binnengekomen en zet het op de plek waar de rest het kan vinden. Een tweede houdt de agenda en de takenlijst bij. Zonder deze afdeling raakt de rest binnen twee weken zijn eigen werk kwijt.
Bij onsOm 21:00 gaat de avondronde langs alles wat er die dag is binnengekomen en zet het op z'n plek. Wij merken er niets van, en dat is de bedoeling.
In het midden staat wat het bedrijf weet
Prijzen en waarom ze zo zijn, wat een klant beloofd is, hoe een klus vorig jaar is opgelost en wat er toen misging. Iedereen leest hieruit voor hij begint, en schrijft erin als hij iets leert. Dat is het verschil tussen veertien losse hulpjes en een bedrijf: wie er morgen bijkomt, weet op dag één wat er in de jaren ervoor is bedacht.
Bij onsAlles gaat erin: wat we een klant beloofd hebben, wat een aanpak vorige keer opleverde, en waarom we ergens van afgestapt zijn.
En hier wacht iets op jou
Aan dit bureau ligt werk dat af is maar niet verstuurd. Het bedrijf is gevonden, de persoon opgezocht, het haakje gevonden en de mail geschreven. Wat er nog moet gebeuren is één klik, en die is van jou. Overal waar geld, een klant of de naam van je bedrijf aan vast zit, komt er een mens tussen.
Bij onsEr is nog nooit een mail zonder mens de deur uit gegaan. Dat is geen instelling die aanstaat, zo is het gebouwd.
De ochtend begint met wat er op jou wacht
Bovenaan staan de vragen die de collega's vannacht niet zelf konden beantwoorden, hoogstens vier tegelijk. Daaronder je dag, wat er 's nachts gedaan is, en waar de bedrijven staan die we benaderd hebben. De volgorde is met opzet: eerst waar jij nodig bent, dan pas de cijfers. Een scherm dat met een grafiek opent, laat je zoeken naar je eigen werk.
Bij onsVijftien minuten per dag. Dat is wat het ons kost om hier alles na te lopen wat er in de nacht gebeurd is.
Je eigen werkbord, met de stapel van vannacht erboven
Wat de collega's 's nachts bedacht hebben komt niet op je bord, maar op een stapel ervoor. Je neemt aan wat klopt en gooit weg wat niet klopt. Daaronder staat je eigen dag. Zonder die stapel word je 's ochtends wakker met veertig taken die je niet zelf hebt bedacht, en dan vertrouw je het systeem binnen een week niet meer.
Bij jouWil je je to do's hier hebben, bij het werk van de agents? Dan halen we ze hierheen. Werk je liever door in de lijst die je al gebruikt? Ook goed, dan schrijft het kantoor daarin.
De week, en hoeveel aaneengesloten tijd er nog over is
Afspraken en geplande taken staan in hetzelfde raster, dus je ziet in één blik wat er van je dag overblijft. Onder elke datum is het uitgerekend: het langste blok dat je nog aaneengesloten hebt. Drie losse gaten van twintig minuten zijn geen uur werk, en dat is precies waar een gewone agenda je in laat lopen.
Bij jouVind je het fijn om je agenda hier te zien, naast je taken? Dan koppelen we hem. Blijf je liever in Outlook of Google werken? Ook goed, dan zet het kantoor de afspraken daar neer.
Alles wat het bedrijf weet, en het vindt het zelf terug
Links het net van notities. Elke knoop is een pagina, en hoe vaker ernaar verwezen wordt, hoe dikker hij staat. Rechts lees je er een, en daaronder vraag je het brein gewoon iets. Het antwoordt met de notitie erbij waar dat antwoord vandaan komt, dus je kunt het nakijken. Onthouden is het makkelijke deel; terugvinden is waar het misgaat.
Bij ons700+ pagina's staan er nu in. Wat we een klant beloofd hebben, wat een aanpak vorige keer opleverde, en waarom we ergens van afgestapt zijn.
Wie je kent, en wat er als laatste is gezegd
De bedrijven staan in de fase waar ze in zitten, van eerste mail tot klant. Achter elk bedrijf staat niet dát er gebeld is, maar wat eruit kwam en wat er is afgesproken. Een klant die volgende maand belt, krijgt iemand aan de lijn die weet wat er in juni is beloofd.
Bij jouHeb je al een klantsysteem? Dan laten we dat staan en schrijven we erin. Heb je er geen, en zit het nu in mappen en in iemands hoofd? Dan is dit hem.
Elke collega heeft een regel, en jij bent de baas
Wat hij doet, wanneer hij draait, wat hij vannacht heeft opgeleverd, en de grenzen die jij hem meegeeft. Zet je hem uit, dan staat hij vannacht stil. Loopt er iets niet, dan zie je dat hier voordat je het aan de uitkomst merkt. Een collega die stilletjes stopt is namelijk erger dan een die een foutmelding geeft.
Bij jouJe zet een collega aan, uit, of je verandert zijn opdracht. Wat je hem antwoordt op een vraag, is meteen de afspraak voor de volgende keer. Daar hoef je nergens een instelling voor te zoeken.
Eén plek, en jij houdt de knop
Dit draait elke dag door, ook als er niemand kijkt. Wij bouwen het, wij houden het bij, en gaat er iets stuk dan lossen wij dat op. Je begint met één afdeling en één taak die je nu laat liggen, en pas als die draait zetten we er iets naast.
Bij jouJe hoeft dit niet in één keer te bouwen, en je hoeft ook niet uit te zoeken hoe het moet. Dat is ons werk.