Dit is het hele bedrijf, op één scherm
Vier afdelingen in één ruimte, met aan de bureaus collega's die elk één ding doen. In het midden zweeft het geheugen: alles wat het bedrijf weet. Elke lijn die je ziet is een collega die daar iets ophaalt of iets achterlaat.
Bij onsWij begonnen met één collega. De rest kwam er in de maanden daarna bij, steeds als we merkten dat we hetzelfde werk voor de zoveelste keer zelf zaten te doen.
Per afdeling zien we wat er gedaan is
Dit is Sales, van dichtbij. Per afdeling zien we wat er vannacht is gedaan, wat er klaarligt en waar iemand is vastgelopen. Achter elk bureau zit één collega, en die kunnen we apart openen. We zien wat hij doet en wanneer hij draait, en we kunnen hem vragen waarom hij iets zo heeft aangepakt.
Bij onsWij vragen hier hooguit één keer per week iets. De rest van de tijd staat er gewoon wat er gedaan is.
Dit is het geheugen van het bedrijf
Prijzen en waarom ze zo zijn, wat een klant beloofd is, hoe een klus vorig jaar is opgelost, en hoe wij schrijven tot aan de woorden die we nooit gebruiken. Daarom klinkt een mail van ons als een mail van ons, ook al heeft niemand hem getypt. Alle collega's lezen hieruit voordat ze beginnen en schrijven hier terug wat ze gedaan hebben.
Bij onsHerschrijven wij een zin van een collega, dan staat die verbetering hier binnen een minuut in. De volgende keer schrijft hij het meteen goed.
En hier wacht iets op ons
Aan dit bureau ligt werk dat af is maar niet verstuurd. Het bedrijf is uitgezocht, de juiste persoon gevonden en de mail geschreven. Er hoeft nog één klik overheen, en die doen wij zelf. Overal waar geld, een klant of de naam van het bedrijf aan vast zit, komt er een mens tussen.
Bij onsEr is nog nooit een mail zonder mens de deur uit gegaan. Dat is geen instelling die aanstaat, zo is het gebouwd.
Onze dag begint hier
Bovenaan staan de vragen die de collega's vannacht niet zelf konden beantwoorden. Daaronder onze dag, wat er 's nachts gedaan is, en waar de bedrijven staan die we benaderd hebben. Bij ons staat het zo, bij elke klant zetten we het anders neer.
Bij onsMeestal staan er twee vragen van onze collega's, soms nul. Wij kijken hier één keer per ochtend, en staat er niets bovenaan dan zijn we zo weer weg.
Onze eigen to-dolijst
Wat de collega's 's nachts bedacht hebben komt niet op de lijst, maar op een stapel ervoor. We nemen aan wat klopt, en plannen het op de juiste termijn. Daarnaast staan hier al onze openstaande taken bij elkaar.
Bij jouJe hoeft niet over te stappen. Gebruik je al een takenlijst, dan schrijven de collega's daarin. Wil je juist alles op één plek, dan kunnen we ook zoiets voor jou ontwerpen.
Onze week, en hoeveel tijd er echt overblijft
Afspraken en geplande taken staan in hetzelfde raster, dus we zien in één blik wat er van de dag overblijft. Onder elke datum staat het uitgerekend: het langste blok dat er nog aaneengesloten is. Drie losse gaten van twintig minuten zijn geen uur werk, en dat is precies wat een gewone agenda verzwijgt. Voor elk klantgesprek staat er een kwartier voorbereiding in, met de briefing erbij.
Bij jouVind je het fijn om je agenda hier te zien, naast je taken? Dan koppelen we hem. Blijf je liever in Outlook of Google werken? Ook goed, dan zet het kantoor de afspraken daar neer.
Alles wat we weten, en waar het vandaan komt
Links het net van notities. Elke knoop is een pagina, en hoe vaker ernaar verwezen wordt, hoe dikker hij staat. Rechts lezen we er een, en daaronder stellen we het brein gewoon een vraag. Wat hebben we die klant in juni beloofd over de levertijd? Het antwoordt met de notitie erbij waar dat antwoord vandaan komt, dus we kunnen het nakijken.
Bij onsHet antwoord komt altijd met de notitie erbij. Wij hebben nog nooit iets op blauwe ogen hoeven geloven.
Wie we kennen, en wat er is afgesproken
De bedrijven staan in de fase waar ze in zitten, van eerste mail tot klant. Achter elk bedrijf staat niet dát er gebeld is, maar wat eruit kwam en wat er is afgesproken, en dat schrijven de collega's er na elk gesprek zelf bij. Belt een klant volgende maand, dan krijgt hij iemand aan de lijn die weet wat er in juni is beloofd.
Bij jouHeb je al een klantsysteem? Dan laten we dat staan en schrijven we erin. Heb je er geen, en zit het nu in mappen en in iemands hoofd? Dan is dit hem.
Wat elke collega doet, en wat hij kost
Wat hij doet, wanneer hij draait, wat hij vannacht heeft opgeleverd, en de grenzen die hij van ons meekrijgt. Daaronder staat wat hij kost en wat hij uitspaart, naast elkaar. Zetten we hem uit, dan staat hij vannacht stil. Een collega die stilletjes stopt is erger dan een die een foutmelding geeft.
Bij jouValt een collega tegen, dan zet je hem uit. Je zit nergens aan vast, en aan zijn eigen regel zie je of hij zijn geld waard is.
Eén plek, en wij houden het draaiend
Dit draait elke dag door, ook als er niemand kijkt. Wij bouwen het, wij houden het bij, en gaat er iets stuk dan lossen wij dat op.
Bij jouJe hoeft dit niet in één keer te bouwen, en je hoeft niet uit te zoeken hoe het moet. Dat is ons werk.
