Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt op 1 september 2026
Als je onze website bezoekt, contact met ons opneemt, een mail van ons krijgt of klant bij ons wordt, leggen wij persoonsgegevens van je vast. In deze verklaring staat welke gegevens dat zijn, waarom wij ze gebruiken, hoe lang wij ze bewaren, wie ze verder ziet en wat je rechten zijn.
1. Wie is wie?
Lees je 'jij', 'je' of 'jouw', dan bedoelen wij jou als bezoeker van onze website, als ontvanger van onze mail, of als klant.
Lees je 'wij', 'we' of 'onze', dan bedoelen wij Operaite. Onze naam, adres en registratienummers staan onderaan deze pagina.
2. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?
Voor de gegevens die in deze verklaring staan zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke. Wij bepalen dus zelf waarvoor en hoe wij ze gebruiken.
Bouwen wij een systeem voor jou, dan ligt dat anders. De persoonsgegevens die in dat systeem staan, bijvoorbeeld die van jouw klanten, blijven van jou. Jij bent daarvoor de verantwoordelijke en wij zijn de verwerker. Wat wij daarmee mogen doen staat in de verwerkersovereenkomst die bij de opdracht hoort, en niet in deze verklaring.
Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming. Die is voor een bedrijf van deze omvang en met dit soort verwerkingen niet verplicht.
3. Welke gegevens leggen we vast en waarom?
Dat hangt af van de situatie. Hieronder staan ze alle vijf, met de reden waarom wij ze mogen verwerken.
a. Als je onze website bezoekt
Onze hostingpartij houdt bij welke pagina's zijn opgevraagd, met het IP-adres en het soort browser erbij. Dat is nodig om de site te laten werken en om storingen en aanvallen te zien. Wij mogen dat op grond van ons gerechtvaardigd belang bij een werkende en veilige website. Deze gegevens verdwijnen binnen dertig dagen.
b. Als je een scan of een gesprek aanvraagt
Wij leggen je mailadres vast, het webadres van je bedrijf en wat je zelf schrijft. Dat hebben wij nodig om je verzoek uit te voeren, en daarna om het gesprek af te maken. Wij bewaren het twaalf maanden, of langer als er een opdracht uit komt.
Je hoeft ons niets te geven. Vul je het formulier niet in, dan kunnen wij geen scan maken, en verder gebeurt er niets.
c. Als je je aanmeldt voor de nieuwsbrief
Wij leggen je mailadres vast op grond van je aanmelding. Onder elke mail staat een afmeldlink. Meld je je af, dan halen wij het adres weg.
d. Als wij jouw bedrijf benaderen zonder dat je ons kent
Wij leggen de naam van het bedrijf vast, het zakelijke mailadres, de naam en functie van een contactpersoon, en wat er openbaar over het bedrijf te vinden is. Wij doen dat op grond van ons gerechtvaardigd belang: wij moeten klanten zoeken, en een gerichte zakelijke mail is daarvoor het lichtste middel dat werkt.
Wij bewaren deze gegevens tot twaalf maanden na het laatste contact. Maak je bezwaar, dan halen wij ze meteen weg. Waar wij ze vandaan halen staat in artikel 4.
e. Als wij voor je werken
Wij leggen de contactgegevens vast van de mensen met wie wij werken, en de bedrijfsdata die nodig is om het systeem te bouwen en te laten draaien. Dat is nodig om de overeenkomst uit te voeren.
Wij bewaren die tot een jaar na het einde van de opdracht. Facturen en de administratie eromheen bewaren wij zeven jaar, omdat de Belastingdienst dat eist.
4. Waar komen gegevens vandaan die je zelf niet hebt gegeven?
Wij benaderen bedrijven die ons nog niet kennen. Dan hebben wij gegevens over je zonder dat jij ze hebt gegeven. Wij gebruiken daarvoor drie bronnen, en die zijn alle drie openbaar.
- Google Places, voor de bedrijfsnaam, de plaats, de website en het soort bedrijf. Dezelfde gegevens die je ziet als je het bedrijf opzoekt op de kaart.
- Hunter, een Franse dienst die zakelijke mailadressen verzamelt uit openbare bronnen. Daar komt het adres vandaan waarop wij je schrijven, en soms een naam en een functie.
- De website van het bedrijf zelf, en wat er verder openbaar over te vinden is.
Wij kopen geen adressenbestanden en wij benaderen geen privéadressen. Wij meten ook niet wie er op een link in onze mail klikt.
Wil je er niet tussen staan, dan antwoord je op de mail of je schrijft naar info@operaite.nl. Wij halen je gegevens dan weg en zetten je adres op een blokkeerlijst, zodat je er niet opnieuw in komt als wij later weer zoeken.
5. Met wie delen we je gegevens?
Wij verkopen geen gegevens en wij geven ze niet aan adverteerders. Wij werken wel met leveranciers die een deel van de techniek leveren. Zij verwerken gegevens in onze opdracht, mogen er niets anders mee doen, en met elk van hen sluiten wij een verwerkersovereenkomst.
- Supabase, voor de database met onze eigen administratie en de intakes. De gegevens staan op servers in Zweden.
- Vercel, voor het draaien van deze website. Verenigde Staten.
- Railway, voor de server waarop onze automatiseringen draaien. Verenigde Staten.
- Anthropic, voor het AI-model dat teksten leest en schrijft. Verenigde Staten.
- Google, voor onze mail en agenda en voor het opzoeken van bedrijfsgegevens. Verenigde Staten, met opslag in de Europese Unie.
- Hunter, voor het opzoeken van zakelijke mailadressen. Frankrijk.
Werken wij voor jou, dan komen daar de leveranciers bij die in jouw systeem zitten. Welke dat zijn spreken wij vooraf af en het staat in de verwerkersovereenkomst.
Verder geven wij gegevens alleen aan onze boekhouder en accountant, en aan een instantie die er wettelijk om vraagt.
6. Wat gebeurt er met gegevens buiten de Europese Unie?
Een deel van die leveranciers zit in de Verenigde Staten. Daarmee verlaten gegevens de Europese Unie, en dat mag alleen met een geldige waarborg.
Wij gebruiken er twee, afhankelijk van de leverancier. De eerste is het EU-US Data Privacy Framework, een besluit van de Europese Commissie dat bepaalde Amerikaanse bedrijven een gelijkwaardig beschermingsniveau toekent. De tweede zijn de standaardcontractbepalingen die de Commissie daarvoor heeft vastgesteld.
Wil je weten welke waarborg bij welke leverancier hoort, of wil je een kopie van die afspraken, dan stuur je een mail en krijg je ze.
7. Wat doen we met AI, en wat niet?
Wat wij aan een AI-model geven, gaat via de zakelijke koppeling van de leverancier. Die gebruikt de tekst om het antwoord te maken en daarna niet meer. Er wordt geen model op getraind.
Er neemt bij ons geen computer een besluit over jou dat rechtsgevolgen heeft of je in vergelijkbare mate treft. Wij beoordelen bedrijven wel automatisch op de vraag of het zin heeft ze te benaderen. De uitkomst daarvan is of wij een mail schrijven, en een mens leest die mail voor hij de deur uit gaat.
9. Hoe hebben we je gegevens beveiligd?
Toegang tot de systemen loopt via accounts met tweestapsverificatie. Wachtwoorden en sleutels van klanten staan versleuteld en niet in een document of een mail. Bij de intake laat je een sleutel achter die in je eigen browser op slot gaat, zodat hij onderweg en in de database onleesbaar is.
Alleen wie het voor het werk nodig heeft komt bij klantdata.
Gaat er ondanks dat iets mis en raken je gegevens bij iemand die ze niet hoort te hebben, dan melden wij dat bij de Autoriteit Persoonsgegevens als de wet dat vraagt, en wij vertellen het jou als het jou raakt.
10. Welke rechten heb je?
De wet geeft je deze rechten:
- Inzage: opvragen welke gegevens wij van je hebben.
- Rectificatie: iets laten corrigeren dat niet klopt.
- Wissing: je gegevens laten verwijderen.
- Beperking: het gebruik laten stilleggen zolang er discussie over is.
- Overdraagbaarheid: je gegevens in een leesbaar bestand krijgen.
- Bezwaar: zeggen dat wij moeten stoppen. Gaat het om onze mails, dan hoef je dat niet te onderbouwen en stoppen wij per direct.
11. Hoe maak je gebruik van die rechten?
Stuur een mail naar info@operaite.nl. Wij reageren binnen een maand en meestal dezelfde week.
Wij vragen niet om een kopie van je paspoort. Wel stellen wij soms een vraag om zeker te weten dat jij het bent.
12. Wat kun je doen als je een klacht hebt?
Laat het ons eerst weten, dan is het meestal binnen een dag opgelost.
Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl. Dat recht heb je altijd, ook zonder eerst bij ons te klagen.
13. Wat gebeurt er als we deze verklaring wijzigen?
Gaan wij andere gegevens gebruiken of komt er een leverancier bij, dan passen wij deze pagina aan en verzetten wij de datum bovenaan. Er staat geen oude versie online. Wil je weten wat er stond op een bepaald moment, vraag het dan op.